Cómo crear un dashboard de proyectos en SharePoint en minutos

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La forma más rápida de tener un dashboard de proyectos en SharePoint es describírselo a Sharelio, la plataforma para crear herramientas en SharePoint con IA: escribes «un dashboard con los proyectos activos, su fase, su owner y su estado» y en minutos hay un web part de dashboard funcionando en tu página — proyectos agrupados por fase con indicadores de estado — con la lista Proyectos provisionada automáticamente en tu tenant de Microsoft 365.

La vía manual (una lista de SharePoint con vistas agrupadas sobre el web part nativo) es gratis pero se ve como una tabla, no como un dashboard. Power BI da analítica rica pero requiere un modelo de datos, alguien que haga el informe y licencias Pro (~10–14 €/usuario/mes) para compartirlo. Cuándo encaja cada una, a continuación.

Vía 1: descríbelo (minutos)

  1. Describe: «Un dashboard de proyectos: nombre, fase (planificación/ejecución/cierre), owner, estado (en plazo/en riesgo/bloqueado) y fecha objetivo, agrupado por fase».
  2. Revisa el preview: Sharelio genera el dashboard y provisiona la lista Proyectos. Los responsables actualizan sus filas; el dashboard refleja los cambios al momento.
  3. Publica: colócalo en la página de la PMO o de dirección. Se renderiza como web part nativo con el aspecto de la página, y TI lo ve en el panel de gobierno.

Como los datos son una lista estándar, los equipos actualizan el estado desde Microsoft Lists o desde el propio componente — sin nadie haciendo informes de por medio. Incluido en el plan plano de 300 €/mes por tenant, componentes ilimitados.

Vía 2: una lista con vistas agrupadas (gratis, tipo tabla)

  1. Crea una lista Proyectos con columnas: fase (elección), owner (persona), estado (elección), fecha objetivo.
  2. Monta una vista agrupada (por fase) con formato de columna para los colores de estado — formato JSON si quieres visuales más ricos, lo que ya empieza a parecer código.
  3. Añade el web part nativo de Lista a la página con esa vista seleccionada.

Coste: 0 € y una o dos horas. El límite honesto: se ve como una tabla agrupada. Los colores de estado exigen formato JSON de columnas, y no hay tarjetas resumen, contadores ni agrupación visual más allá de lo que dan las vistas de lista.

Vía 3: Power BI (nivel analítica, más pesada)

Para analítica de cartera — tendencias, burn-downs, agregados entre proyectos — Power BI es la herramienta más fuerte: un informe incrustado en SharePoint con gráficos de verdad. Presupuesta un modelo de datos, un autor del informe y licencias Power BI Pro (~10–14 €/usuario/mes) para quien vea informes compartidos. Complementa, más que sustituye, a un dashboard operativo: muchos equipos llevan un panel de estado con Sharelio para el ritmo semanal y un informe Power BI para el análisis trimestral.

Preguntas frecuentes

¿El dashboard se actualiza solo?

Se actualiza cada vez que cambia la lista de base: los responsables editan sus filas y el dashboard lo refleja al momento. Cambios de estado automáticos desde sistemas externos requerirían trabajo de integración fuera del alcance no-code.

¿Puedo mostrar proyectos de varios equipos en un mismo dashboard?

Sí. Mantén una única lista de Proyectos con columna de equipo y vistas agrupadas o filtradas por equipo — o descríbele esa estructura a Sharelio directamente («…con campo de equipo y una vista por equipo»).

¿Necesito Power BI para un dashboard de proyectos?

Para estado operativo, no. Power BI justifica sus licencias (~10–14 €/usuario/mes) cuando necesitas analítica: tendencias, agregación entre muchos proyectos, histórico. Para «cómo están nuestros proyectos ahora mismo», un dashboard sobre lista es más simple y sin licencias por usuario.

¿Cuánto cuesta cada vía?

Lista con vistas agrupadas: 0 €, resultado tipo tabla. Sharelio: incluido en los 300 €/mes por tenant (componentes ilimitados), dashboard en minutos. Power BI: tiempo de construcción del informe más ~10–14 €/usuario/mes para los lectores. Dashboards SPFx a medida: 3.000–8.000 € — mira la comparativa de costes con SPFx.